O que é a Gestão Documental?
A Gestão Documental é um conjunto de processos e medidas que regulam o registo, organização e o uso de documentos tanto físicos como digitais, de forma segura e eficiente.
As consequências de uma má Gestão Documental
Todos os dias, dentro de uma empresa, são tratados centenas de documentos que assumem uma grande importância para o bom funcionamento da sua gestão, pois contém informação importante como, notas de crédito, contratos, relatórios, entre muitos outros.
Algumas das consequências de uma pobre gestão e armazenamento de documentos são, por exemplo, perdas de documentos importantes, dificuldade na localização de informação, não cumprimentos de prazos de entrega e afetação do fluxo de trabalho.
Como pode evitar estás consequências?
1. Digitalize todos os documentos
Faça a Digitalização de todos os Documentos para garantir a facilidade ao acesso e a durabilidade de toda a informação.
2. Estabeleça regras para a consulta dos documentos
Limite a consulta de todos os documentos por qualquer colaborador. Crie regras de acesso que definem quem é que pode aceder a certas categorias de informação.
3. Defina um lugar físico para o armazenamento dos documentos
Evite o extravio de documentos e defina um local físico onde possam ser guardados de forma organizada. Para além disso, pode centralizar estas tarefas ao definir um colaborador como responsável do armazenamento.
4. Faça, regularmente, cópias de segurança dos ficheiros
Os documentos digitalizados não são indestrutíveis e também estão sujeitos a perdas. Assim, faça regularmente cópias de segurança para evitar qualquer constrangimento.
5. Aposte na tecnologia
Cada vez mais há soluções para o armazenamento e/ ou Gestão Documental. Saiba como o OfficeGest, o pode ajudar a ser mais produtivo e organizado.
